Le Mac est livré avec de nombreuses applications que vous pouvez utiliser pour créer et gérer des événements, bien qu’il existe également de meilleures applications tierces. Voici comment organiser n’importe quel événement avec votre Mac.
Ateliers, mariages, fêtes ou une semaine de tournage sur place pour un film, peu importe l’événement. Tout ce dont vous avez besoin pour organiser a les mêmes éléments de base, même si les détails varient alors beaucoup, et le Mac est conçu pour tout faire.
Et c’est encore mieux adapté lorsque vous utilisez également l’iPhone et l’iPad.
Si vous êtes organisateur d’événements à plein temps, il existe des services en ligne comme Eventleaf qui visent à fournir tout ce dont vous avez besoin dans un seul paquet. La commodité est d’avoir un seul outil, mais il y a des inconvénients.
Par exemple, si vous n’aimez pas une partie particulière d’un service donné, vous ne pouvez pas l’échanger contre une autre. De plus, bien sûr, les services en ligne sont payants et il existe des moyens de faire ce travail avec uniquement ce qui se trouve sur votre Mac.
Vous ne ferez pas ça. Il existe des applications alternatives tierces bien mieux adaptées aux différents travaux de planification d’événements, mais vous le pouvez.
Et vous pouvez choisir quand vous devez acheter chaque nouveau bit au fur et à mesure que vous travaillez sur votre événement.
Tout événement de tout type aura les mêmes parties essentielles.
- Date et l’heure
- Lieu (y compris en ligne)
- Participants
- Les personnes impliquées dans sa fabrication
- Matériel (présentations, restauration)
- Frais
Il y aura aussi toujours des séquelles. Mais cela peut être que vous fournissiez des rapports financiers aux investisseurs, ou que les mariés écrivent des notes de remerciement, auquel cas c’est leur problème.
Bien qu’ils vous demanderont probablement qui est venu et qui, selon vous, leur a donné cette saucière.
Chacun de ces éléments doit être configuré et géré, et il existe des applications Mac – et iOS – pour chacun d’eux. Et il y a un certain chevauchement entre les différents éléments.
Lieu, date et heure
Ce serait tellement bien si c’était facile. Vous voulez cette église ou cette salle de congrès, à cette date, pour autant de personnes, et à cette heure-ci pour aussi longtemps.
Mais les salles sont réservées et les événements peuvent avoir des nombres très variables. Ainsi, votre petite soirée privée à micro ouvert au coffeeshop local peut vendre tellement de billets que vous êtes maintenant obligé de regarder au Radio City Music Hall.
Ou le lieu idéal avec la bonne capacité, la meilleure restauration, le meilleur système audio en Amérique du Nord et un accès facile aux fauteuils roulants, n’est disponible que pour la même semaine que l’événement d’une entreprise rivale.
De plus, les lieux sont subjectifs. Vous pouvez spécifier la capacité et les options de restauration que vous voulez, vous pouvez toujours constater que le lieu apparemment idéal est tout simplement horrible pour une raison quelconque.
Alors oui, une application de calendrier vous permettra d’indiquer l’heure et le lieu, mais avant d’en arriver à cette étape, vous en avez besoin de plus. Cela dépend de votre organisation, mais quelque chose de plus dont vous avez besoin pourrait être une note dans Apple Notes ou une feuille de calcul dans Numbers.
Une feuille de calcul est préférable, que ce soit le Nombres app qui est déjà sur votre Mac, ou vous achetez Microsoft Excel.
Avec une feuille de calcul, vous pouvez répertorier les lieux que vous envisagez, puis avoir des notes à côté de chacun avec des chiffres comme le coût et la capacité, ou des éléments incorporels comme s’il y avait une odeur de chat. De plus, vous pouvez savoir si vous avez demandé, réservé, payé un acompte ou reçu une facture pour le montant total.
Ensuite, vous pouvez utiliser le filtrage pour vous montrer uniquement, par exemple, les lieux pouvant accueillir plus de 50 personnes, qui coûtent moins de 200 $ et que vous avez visités.
Participants
Vous organisez cet événement pour vos participants, vous pensez donc qu’ils pourraient être un peu plus coopératifs. Mais non, vous inviterez des personnes qui n’ont jamais RSVP.
De même, vous pourriez organiser cet événement pour une entreprise qui néglige de vous dire qu’elle aura maintenant besoin de sièges pour les personnes de sa nouvelle succursale de Scranton.
Ce serait une chose si les participants ne signifiaient qu’un nombre auquel vous deviez faire face, et dans une large mesure, c’est tout ce qu’ils sont. Le nombre a un impact sur l’emplacement, le nombre de places assises, la quantité de restauration dont vous avez besoin, le coût d’impression des badges d’identification ou des marque-places de table de mariage.
Pourtant, les participants ne sont pas des numéros, ce sont des personnes. Vous pouvez facilement imaginer des problèmes avec un événement de mariage où l’oncle Pat assis près du bar réserve pratiquement un combat pour le milieu de la soirée.
Pourtant, même avec des événements d’entreprise où les gens pourraient être des étrangers, il peut toujours y avoir une hiérarchie qui ne signifie rien pour vous, mais tout pour eux. N’essayez donc pas de verrouiller le plan de salle trop rigidement.
Inviter des personnes et suivre les réponses
Ce que vous aimeriez vraiment ici, c’est une application complète de gestion de la relation client (CRM), comme Daylite, et le temps d’apprendre à l’utiliser cette application à 40 $/mois. Il y a cependant un avantage à s’en tenir à ce que vous savez, comme l’application Contacts du Mac.
Optez pour un terrain d’entente, cependant, et Cardhop. Cette application Mac et iOS est également un abonnement, mais elle est à partir de 3,33 $/mois – et cela vous donne également l’application de calendrier Fantastical.
L’avantage des deux applications est la vitesse.
Peut-être avez-vous besoin que votre client poursuive le PDG qui ne répond pas à vos e-mails. Ouvrez Cardhop en appuyant sur une touche, tapez les mots « Copier l’e-mail du PDG » – et vous avez terminé.
Vous obtiendrez une liste s’il y a plus d’une personne correspondant à « PDG », mais lorsque vous avez sélectionné la bonne, leur adresse e-mail se trouve dans votre presse-papiers. Collez-le dans un e-mail, dans Messages, où vous voulez, sans jamais avoir à fouiller dans les détails des contacts.
De même, une frappe ouvre Fantastical et vous pouvez taper les mots « Voir McKenna’s sur Maple Street, 13h, deux semaines à partir de mardi ». Fantastical détermine la date que vous voulez dire, l’affiche.
Là où vous aurez des problèmes, et où vous voudrez peut-être passer à des applications et des services comme Daylite ou Eventleaf, c’est de savoir qui a été invité, qui a répondu oui, etc.
Ni Cardhop ni les propres contacts d’Apple ne vous permettent de marquer quelqu’un comme venant ou non. Les deux ont des champs de notes consultables, cependant, et les deux vous permettent de créer des groupes intelligents.
Ainsi, vous pourriez avoir un groupe qui contient tous ceux qui ont le mot « Oui » dans leurs notes, ou un autre qui a « Non ». Ou le groupe intelligent sans aucun doute plus grand pour les personnes qui sont « Peut-être ».
Il existe une autre possibilité, qui peut même être gratuite en fonction du nombre de participants auxquels vous avez affaire. Mailchimp est conçu pour l’envoi d’e-mails marketing, mais dans ce cadre, il dispose d’une très bonne gestion de liste.
Vous pouvez saisir les coordonnées de chacun mais ensuite définir des groupes toujours plus précis. Ainsi, vous vous retrouvez avec la possibilité de voir une liste de, disons, tous les invités d’Angleterre qui n’ont pas encore répondu, et qui vous dérangent suffisamment pour chasser.
Matériel (présentations, restauration) et coûts
Vous aurez toujours un budget, qu’il soit grand ou petit. Mais vérifiez si vous devez obtenir une confirmation avant de dépenser quoi que ce soit.
Il est assez courant que vous puissiez dépenser tout ce dont vous avez besoin à partir du budget, jusqu’à un certain montant spécifié. Assurez-vous simplement de le savoir à l’avance.
Alors ce n’est probablement pas le genre de projet où vous aurez toujours besoin de pratiques comptables détaillées, mais il faudra toujours que vous conserviez les reçus.
Cependant, il est facile de passer à côté de l’impact d’un dépassement de budget dans un domaine, en particulier avec un budget serré. Et jamais plus que lorsque vous pensez principalement au côté éditorial de l’événement, aux conférenciers invités, à leurs diapositives, etc.
Vous devrez décider si vous souhaitez faire appel à un comptable. Mais s’il n’est pas évident dès le départ que vous le ferez, tenez des registres très réguliers et organisez des réunions très régulières. Informer un client de la destination de l’argent vous aidera.
Les personnes impliquées dans la réalisation de l’événement
Si l’événement est vous et tous les participants, alors vous allez être occupé. Mais dans ce cas, vous travaillez vraiment pour vous-même, donc tout ce dont vous avez besoin pour faire quelque chose est ce que vous devez faire.
Cependant, n’essayez pas de garder tout cela dans votre tête. Obtenez une application To Do, et une puissante. Il y a les rappels d’Apple et c’est sous-estimé, mais lorsque vous produisez un événement, vous avez besoin de quelque chose de mieux.
OmniFocus (50 $) et Things (50 $) sont les applications To Do les plus lourdes sur Mac, iPhone et iPad. Si vous avez le temps, obtenez les versions d’essai de chacun et testez-les pour voir ce qui vous convient.
Ne changez pas votre application To Do au milieu de la production d’un événement. À moins que les choses ne se développent soudainement et qu’au lieu de travailler seul, vous ayez maintenant du personnel.
Le personnel doit être payé, ce qui est une autre raison d’avoir un comptable. Mais dans la perspective d’obtenir de l’aide pour réaliser votre projet, le plus gros problème est que vous devez pouvoir leur déléguer du travail.
En supposant que vous sachiez qu’ils peuvent le faire et qu’ils le feront, il s’agit de trouver quels éléments de la production de l’événement vous pouvez interrompre pour leur donner. C’est aussi une question de savoir comment vous savez quand ils l’ont fait.
De plus, si vous pouvez diviser l’événement en tâches individuelles, il y a la question de savoir quand elles peuvent être effectuées. Peut-être que le traiteur a besoin des chiffres définitifs d’ici mardi, mais ces chiffres définitifs dépendent de la conclusion ou non de l’accord avec Scranton.
Vous pouvez donc confier la question de la restauration à une personne, mais elle ne peut pas le faire tant que quelqu’un n’a pas confirmé l’accord.
Lorsque vous entrez dans ce niveau de détail et que vous utilisez au moins ce nombre de personnes, vous avez besoin de plus qu’une application To Do.
Applications de gestion de projet
Vous gagnez en complexité la première fois que vous passez à l’application de gestion de projet (PM). Cependant, vous obtenez également potentiellement une conduite plus fluide avec ce problème de répartition des tâches entre les personnes lorsqu’elles sont prêtes.
Les applications PM gèrent les dépendances, lorsque cette tâche dépend de la fin de celle-ci, par exemple.
Ils peuvent également effectuer une gestion très complexe des ressources. Supposons que votre client voit que vous avez besoin d’aide et demande à un membre du personnel de vous décharger de certaines tâches. Mais ce membre du personnel n’est ici que les lundis et jeudis matins.
N’importe quelle application PM s’en chargera.
Si vous faites un événement, ou s’il est petit, les applications PM sont peut-être trop complexes pour être récupérées assez rapidement. Et ils sont certainement exagérés.
Mais découvrez OmniPlan. Disponible en achat unique de 200 $ ou en abonnement à partir de 20 $/mois, OmniPlan est une application de gestion de projet pour Mac, iPad et iPhone.
Il existe également un essai gratuit, mais assurez-vous de l’obtenir lorsque vous en avez le temps. N’acceptez aucune application PM lorsque vous êtes déjà trois semaines après un événement de quatre mois.
La suite
Chaque événement a une suite et chaque événement a des conséquences. De plus, chaque événement a besoin d’être finalisé, qu’il s’agisse des notes de remerciement ou de la rémunération de votre personnel.
Toutes les applications mentionnées ici vous aideront avec tout cela. Et toutes les applications créent également une dépendance.
Produisez un mariage en utilisant tout cela, et vous aurez aussi envie d’organiser la baby shower par la suite.
